Créer une signature électronique : les étapes à suivre

signature électronique

Nombreux sont les avantages dont vous pouvez bénéficier en prenant la décision de créer signature électronique pour votre entreprise. Elle vous permet par exemple d’avoir plus de temps libre. Elle facilite aussi les processus de signature, réduit les risques de falsification et améliore l’expérience client. Pour toutes ces raisons, la signature électronique s’avère être une solution très intéressante par rapport à la signature manuscrite. Cependant, afin de garantir la sécurité d’un tel outil innovant, il est indispensable de maîtriser sa création et par la suite son fonctionnement.

La définition de la signature électronique

Avant tout, il est important de savoir que le fait de creer une signature electronique ne consiste pas du tout à scanner votre propre signature. La signature digitale est en effet une procédure permettant de signer des dossiers numériques de façon complètement dématérialisée. Il est inutile de scanner ou même d’imprimer quoi que ce soit, mais il vous suffit de mettre votre propre signature en un clic dans le document ouvert dans votre ordinateur, votre téléphone ou bien votre tablette.

Le processus de la signature électronique doit respecter certaines normes et quelques conditions posées par le règlement européen eiDAS. Ce dispositif vous permet ainsi d’assurer l’intégrité du dossier qui a été signé en ligne et d’identifier l’auteur et son accord lors de la signature. De plus, la signature électronique dispose la même valeur légale que la signature écrite.

Généralement, il existe trois types de signatures électroniques qui sont la signature simple, la signature avancée et la signature qualifiée. D’abord pour la signature simple qui est une signature de degré 1, il s’agit d’un degré d’identification de l’auteur le plus modique ayant un niveau de sécurité assez faible. Puis, pour la signature avancée qui est considérée comme la signature du degré numéro 2, elle nécessite un téléchargement de la carte d’identité afin de confirmer la signature.

Enfin, pour la signature qualifiée qui est dans le niveau numéro 3, elle a un niveau de sécurité plus haut garantissant l’identité numérique de la personne qui a fait la signature. Ceci étant, pour trouver une agence digitale professionnelle à qui confier la création d’une solution de signature électronique adaptée à vos besoins et votre budget, consultez ce site.

La réalisation d’une signature électronique

Si vous souhaitez signer un document dématérialisé selon les normes légales, il vous est conseillé de contacter un prestataire de service de signature électronique. Pour effectuer une signature qualifiée ou avancée, il est nécessaire de contacter à un tiers de confiance. Ce document est après associé à votre signature à un certificat électronique, propagé par une autorité publique. La remise de ce certificat exige un mécanisme de vérification avec l’envoi de pièce d’identité.

Généralement, ces certificats sont fournis dans une clé USB cryptographique. Alors le tiers de confiance peut solliciter le service d’un éditeur de logiciel. Pour creer une signature electronique dans un document, il vous suffit de le faire en ligne, notamment par l’obtention d’un lien d’accès reçu par mail. Ensuite, vous devez prendre connaissance du dossier numérique et enfin réaliser la signature après l’obtention d’un code par SMS pour la sécurité.

La préparation du document pour la signature électronique

N’importe quel format du dossier que vous devez signer exige que vous définissiez le lieu où les signatures doivent être apposées dans le dossier. Il convient aussi de trouver les autres champs à remplir avant de créer signature électronique. En outre, vous pouvez préciser l’ordre de signature, déterminer le rôle et l’action pour tous les signataires, ou bien encore ajouter une technique d’authentification complémentaire. Il s’agit également d’une action plus certaine par rapport à une signature manuscrite.

Le téléchargement de vos documents se fait en PDF, Excel ou Word à partir de votre ordinateur, smartphone, tablette ou autre matériel de stockage. Il est possible de le faire directement sur un site de partage de fichiers comme le Dropbox, Google Drive, Box, Sharepoint, etc.

Choisir le meilleur matériel pour effectuer la signature électronique

Vous avez le choix entre plusieurs logiciels pour créer signature électronique. Ces outils sont des excellents moyens pour la plupart des entreprises. Ils répondent aux besoins des clients qui sont exigeants et offrent une expérience simple afin d’être accessibles au grand public. En général, ils présentent quelques fonctionnalités telles qu’une application mobile, un suivi en temps réel, un système de sécurité, des modèles réutilisables et des valeurs légales.

Le logiciel de signature électronique peut être une application mobile qui est compatible avec de différents systèmes d’exploitation comme le Windows ou le Ios. Sur ce logiciel, vous pouvez choisir les langues qui vous conviennent. Cependant, il vous est conseillé d’opter pour une application mobile ou un logiciel qui a une valeur légale conforme à la loi européenne eIDAS et les lois américaines UETA et ESIGN. Encore, il convient d’opter pour un logiciel sécurisé par le DocuSign respectant les normes de sécurité imposée par les pays qui emploient la technologie de cryptage de donnée performante. Enfin, il vous est conseillé de privilégier un outil qui vous donne la possibilité de suivre en temps réel les processus de signature des dossiers.

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